연차 사용 촉진 제도는 근로자가 연차 유급 휴가를 적극적으로 사용하도록 기업(사용자)이 법적 조치를 취하는 제도를 말합니다. 이게 왜 중요하냐면, 근로기준법에 따라 회사가 이 절차를 제대로 지켰다면, 근로자가 사용하지 않은 연차에 대한 금전 보상 의무가 면제될 수 있거든요.
직원 입장에서는 휴가를 챙길 권리, 회사 입장에서는 비용 부담을 줄일 수 있는 중요한 제도죠. 하지만 이 절차, 생각보다 꽤 깐깐합니다. 자칫 잘못하면 제도를 시행하고도 보상을 해줘야 하는 상황이 생길 수 있습니다.
연차 사용 촉진 제도, 왜 필요할까요?
많은 분이 ‘휴가는 내가 알아서 쓰는 거지, 왜 회사가 독촉까지 하나?’라고 생각할 수 있습니다. 실제로 저도 처음엔 그랬거든요. 하지만 근로기준법 제61조를 보면 답이 나옵니다.
근로기준법 연차 규정은 근로자의 ‘쉴 권리’를 보장하는 데 목적이 있습니다. 연차 사용 촉진 제도는 근로자가 눈치 보지 않고 휴가를 모두 소진하게 하려는 취지에서 도입된 셈이죠.
물론, 회사 입장에서는 연차 미사용 수당 지급 부담을 덜기 위한 현실적인 이유도 분명히 존재합니다. 법은 이 두 가지 목적의 균형을 맞추기 위해 회사에 ‘적극적인 사용 독려’ 의무를 부여한 것입니다.
가장 중요한 연차 사용 촉진 절차 3단계
이 제도의 핵심은 ‘회사가 얼마나 법적 절차를 잘 지켰는가’입니다. 연차 사용 촉진 절차는 법에서 정한 시기에 맞춰 서면으로 통보해야 합니다. 하나라도 놓치면 제도를 이행하지 않은 것으로 봅니다.
1단계: 1차 촉구 (휴가 사용 계획 제출 요청)
연차휴가 사용 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로, 10일 이내에 회사가 근로자별 미사용 휴가 일수를 알려줘야 합니다. ‘알려준다’는 것은 단순히 공지하는 게 아니라, 각 직원에게 ‘당신은 며칠 남았습니다’라고 개별 통보해야 함을 의미합니다.
그리고 ‘언제 사용할 것인지’ 사용 시기를 정해 서면으로 통보할 것을 요구(촉구)해야 하죠. 이게 1차 촉구입니다.
2단계: 2차 촉구 (미제출자에 대한 사용 시기 지정)
근로자가 1차 촉구를 받고도 10일 이내에 사용 계획을 제출하지 않으면 어떻게 될까요? 이때 회사가 가만히 있으면 안 됩니다.
회사는 휴가 사용 기간이 끝나기 2개월 전까지, ‘이날 쉬세요’라고 사용 시기를 ‘지정’하여 서면으로 통보해야 합니다. 이건 ‘권고’가 아니라 ‘지정’입니다. 물론, 근로자의 의견을 들을 수는 있지만 최종 지정 권한은 회사에 있습니다.
3단계: 근로자의 수용 (노무 수령 거부)
회사가 2차 촉구로 휴가일을 지정했음에도 근로자가 출근했다면, 회사는 ‘노무 수령 거부’ 의사를 명확히 밝혀야 합니다. 즉, ‘오늘은 쉬는 날이니 일하지 마세요’라고 해야 하는 거죠. 이 모든 연차 사용 촉진 절차가 서면(또는 전자문서)으로 이루어져야 법적 증거가 됩니다.
연차 미사용 수당, 언제 받고 언제 못 받나요?
연차 사용 촉진 제도를 이야기할 때 가장 민감한 부분이 바로 연차 미사용 수당(연차수당)입니다. 결론부터 말하면, 회사가 위에서 설명한 3단계 연차 사용 촉진 절차를 모두 적법하게 이행했다면, 근로자가 사용하지 않은 연차에 대해 보상할 의무가 없습니다. 휴가가 소멸되는 거죠.
⚠️ 주의사항: 하지만 회사가 절차 중 하나라도 빠뜨리거나, 법정 기한을 어기거나, 서면 통보를 하지 않았다면? 그때는 제도를 제대로 이행하지 않은 것입니다. 이 경우, 근로자가 사용하지 않은 연차는 수당으로 보상받아야 합니다.
예를 들어, 회사가 1차 촉구는 보냈지만 2차 촉구(시기 지정)를 하지 않았다면? 근로자가 휴가를 안 가도 회사는 연차 미사용 수당을 지급해야 합니다. 또한, 서면이 아닌 구두나 메신저로만 통보했다면 법적 효력을 인정받기 어려울 수 있습니다. 제 경험상, 인사팀에서 이 ‘서면 통보’와 ‘시기’를 놓쳐서 수당을 지급하는 경우가 꽤 많습니다.
신규 입사자 및 1년 미만 근로자의 경우는?
의외로 많은 분이 1년 미만 신규 입사자의 연차 촉진 제도를 놓칩니다. 근로기준법 연차 규정이 개정되면서, 입사 1년 미만 근로자에게 발생하는 연차(최대 11일)와 1년 차에 발생하는 연차(15일)에 대한 촉진 절차가 분리되었습니다. 이게 좀 복잡하거든요.
| 구분 | 최초 1년 간의 연차 (최대 11일) | 1년 차의 연차 (15일) |
|---|---|---|
| 1차 촉구 | 입사 1년 되기 3개월 전 기준 (10일간) | 입사 1년 되기 6개월 전 기준 (10일간) |
| 2차 촉구 | 입사 1년 되기 1개월 전까지 | 입사 1년 되기 2개월 전까지 |
보시다시피 시기가 완전히 다릅니다. 특히 최초 1년간 발생하는 최대 11일의 휴가에 대한 촉진은 입사 1년이 되기 3개월 전부터 시작해야 합니다. 1년 차에 발생하는 15일의 휴가 촉진은 입사 후 1년이 되는 시점부터 6개월 전에 시작하고요. 이 둘을 혼동하면 근로기준법 연차 규정을 위반할 수 있습니다.
연차 사용 촉진 제도 Q&A (자주 묻는 질문)
이론은 알겠는데, 실제 현장에서는 헷갈리는 부분이 많죠. 몇 가지 자주 묻는 질문을 정리해 봤습니다.
Q. 서면 통보는 이메일도 가능한가요?
네, 가능합니다. 고용노동부 행정해석에 따르면, 이메일과 같은 전자문서도 ‘서면’으로 인정됩니다. 단, 근로자가 해당 이메일을 수신하고 확인했음을 증명할 수 있어야 합니다. (예: 수신 확인 버튼, 회신 등)
Q. 회사가 지정한 날에 도저히 쉴 수 없으면 어떡하죠?
원칙적으로 2차 촉구로 회사가 시기를 지정하면 근로자는 그날 쉬어야 합니다. 다만, 근로자가 해당일에 출근하여 근로를 제공했다면, 회사는 ‘노무 수령 거부’ 의사를 명확히 밝혀야 합니다. 만약 회사가 이를 묵인하고 근로를 시켰다면? 촉진 제도는 실패한 것이고, 해당 일에 대한 임금은 물론, 미사용한 연차에 대한 수당도 지급해야 할 수 있습니다.
Q. 퇴사 예정자에게도 촉진 제도를 적용해야 하나요?
퇴사 예정자, 즉 연차 사용 기간이 만료되기 전에 퇴사하는 근로자에게는 촉진 제도가 적용되기 어렵습니다. 남은 연차는 퇴사 시 연차 미사용 수당으로 정산받게 됩니다.
마무리: 연차 사용 촉진 제도 핵심 정리
지금까지 연차 사용 촉진 제도에 대해 자세히 알아봤습니다. 이 제도는 근로자에게는 ‘쉴 권리’를, 사용자에게는 ‘수당 지급 부담 완화’라는 특징을 줍니다. (근로기준법 연차 관련)
가장 중요한 것은 법에서 정한 3단계 연차 사용 촉진 절차를 시기에 맞춰 ‘서면’으로 정확히 이행하는 것입니다. 혹시 우리 회사는 이 절차를 잘 지키고 있는지, 혹은 내가 받아야 할 연차 미사용 수당은 없는지 이번 기회에 점검해 보시는 것을 추천합니다.